Standard téléphonique externe : un dispositif performant pour le secteur médical
Les structures médicales privilégient les services de réception téléphoniques au lieu de recruter une seconde secrétaire au cabinet. C’est aussi un service qui a plusieurs atouts à l’échelle pratique dès lors qu’il permet d’éviter la surcharge, les files d’attente …
Comment un tel dispositif est-il pertinent pour les professionnels de santé ?
L’externalisation du standard : une solution incontournable
L’externalisation du poste de secrétariat téléphonique est une solution avantageuse représentant pour beaucoup d’entreprises et d’organisations une aubaine pour disposer d’un accueil client de qualité et notamment d’une bonne gestion des rdv médicaux en ligne. La formule de secrétariat médical externe est une solution simple et économique qui peut transformer le coût fixe d’un emploi au cabinet en un coût variable, représentatif d’une prestation d’accueil téléphonique facturée selon l’activité gérée.
Aujourd’hui étant réalisé en mode partagé grâce à l’internet et aux technologies de la digitalisation, le secrétariat est une véritable opportunité d’organisation de la pratique médicale des professionnels de santé publique et notamment ceux qui exercent en mode libéral.
Fonctionnalité de la plateforme téléphonique
Quel que soit le forfait de standard externalisé, certaines fonctionnalités sont systématiques :
- une permanence téléphonique joignable toute la semaine
- messages transmis en temps réel par mail ou SMS
- un espace client disponible 24h sur 24
- une boîte vocale personnalisée
- un standard bilingue français / anglais
- l’identification et la qualification des appelants
- le respect des instructions
L’installation d’une permanence téléphonique médicale est inhérente à l’aspect relationnel patient/médecin. Le service de secrétariat à distance devient une nécessité visant à repenser un peu l’organisation de l’agenda médecin en ligne. Grâce à des experts compétents et bien formés dans les différents domaines des soins, le praticien n’aura plus de creux dans son agenda.
Qualités des télésecrétaires
Le praticien qui opte pour un standard téléphonique externe doit choisir des secrétaires à distance qualifiées et munies de pas mal de qualités. Elles doivent être habilitées à assurer aux interlocuteurs (patients) un bon accueil médical téléphonique tout en gardant le sourire. Ces agents sont dotés de qualités relationnelles, d’une bonne connaissance de l’organisation du métier, de l’écoute active, et d’une intonation de la voix active…
Gestion de l’agenda
Rien de tel pour les médecins que de bénéficier d’un agenda médecin unique et entièrement personnalisable ! Il suffit de se fier à un partenaire fiable, habilité à vous accorder l’entière liberté de décider quant aux modalités de la gestion de votre agenda. De façon constante ou ponctuelle, à partir d’un agenda personnel ou d’une solution fournie par vos soins, vos prises de rendez-vous sont assurées dans un respect total des instructions.
Le rappel de rendez-vous médicaux en ligne
Grâce à un service de rappel de rdv médicaux en ligne via SMS, le médecin parviendra à pallier l’absence des patients pour leurs rendez-vous. Il s’agit d’un service très pratique permettant l’envoi par SMS d’un rappel de vos rendez-vous à vos patients. L’intitulé du message est entièrement libre et personnalisable de même que la cible de l’envoi.