Gérer les tâches administratives de son entreprise
Créer son entreprise n’est pas une mince affaire. Les démarches sont nombreuses et les risques pris pour monter sa société sont parfois très conséquents. Mais une fois son entreprise créée, les tâches administratives ne disparaissent malheureusement pas. Et sont au contraire source de pertes de temps et donc d’argent.
En effet, en plus de la gestion courante de votre société, comme la recherche de nouveaux clients et le suivi de vos dossiers actuels, de nombreuses tâches administratives seront à réaliser de façon quasi quotidienne.
Quelles sont-elles ? Comment optimiser au mieux ces tâches pour qu’elle ne prenne pas le dessus sur le reste ? Cet article vous donnera les grandes lignes sur le sujet et vous donnera aussi quelques astuces pour optimiser aux mieux le temps que vous consacrez à ses démarches.
Un temps considérable
Les tâches administratives représentent un temps non négligeable dans le quotidien d’une entreprise. Il faut savoir qu’en moyenne, 142 jours (sur environ 250 jours travaillés) sont consacrés à la gestion administrative d’une PME (petite et moyenne entreprise).
Le temps pris par les tâches administratives sont tellement conséquent que de plus en plus de gérants décident de soi le sous-traité à un prestataire extérieur. Soit en embauchant une à plusieurs personnes en interne pour gérer ses démarches.
Mais dans la majorité des cas, le gérant gère lui-même ses tâches. Notamment pour des raisons de financiers (les solutions ci-dessus représentant une charge financière souvent impossible à financer pour des petites ou de nouvelles structures).
Parmi les tâches administratives, nous pouvons citer :
- La comptabilité avec la gestion et le pointage de tous vos achats et recettes de votre société.
- La facturation avec la gestion des factures et la relance des impayés.
- Le recrutement de nouveaux collaborateurs ou au contraire, des collaborateurs qui quittent la société.
- La gestion quotidienne des comptes bancaires afin de garder un oeil constant sur la trésorerie de l’entreprise.
Gagner du temps dans ses tâches administratives
Pour gagner du temps, plusieurs solutions peuvent être mises en place par le gérant de l’entreprise :
- Sous-traité une partie des tâches que ce soit en interne ou via des prestataires externes. Comme dit dans la première partie de l’article, cela peut représenter un coût. Mais celui-ci peut vite être rentabilisé. Car le temps que le gérant ne passera pas dans des tâches administratives pourront servir à générer du chiffre d’affaires supplémentaires. Il n’est aussi pas obligatoire de sous-traiter l’ensemble des tâches. Mais peut-être que celle qui prend le plus de temps (notamment la comptabilité ou les ressources humaines).
- La gestion administrative d’une entreprise peut aussi se digitaliser. En effet, il existe désormais des outils (logiciel ou directement en ligne) pour améliorer la rapidité d’exécution de pas mal de tâches administratives (gestion de la paye, des factures, relances des impayés, envoi de lettre recommandée directement en ligne, etc.).
Vous l’avez compris, être à la tête de sa propre entreprise n’est pas une mince affaire. Et exige une charge de travail considérable pour une bonne tenue de ses tâches administratives. Comme vous avez pu le lire, des solutions existent pour mieux gérer ce temps (qui vous fait perdre de l’argent). N’hésitez donc pas à vous faire conseiller pour trouver la formule la plus en adéquation avec vos besoins.